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印章管理规定
浏览次数:【次】 【发布时间:2018-05-08 09:14:20】

公司印章是企业行使权利和承担责任的象征。为了保证公司印章的合法性、严肃性、权威性,维护企业形象和合法权益,杜绝违法违规行为的发生,规范公司印章的刻制、保管、使用,以及停用和作废,实现印章规范化管理,特制定本规定。 
一、印章种类                                             
(一)党章:包括公司党总支章、党支部章。
(二)公章:公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后,在公安部门备案,对外具有法定效力的公司正式印章。 
(三)业务专用章:代表和行使某项专业内容和权力的印章,包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。 
(四)人名章:包括法人印章、出纳名章。
(五)群团印章:包括工会印章、共青团印章等。
(六)子公司公章:包括公司全资子公司和控股公司公章。
(七)部室印章。 
二、印章刻制 
(一)公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部室提出,并根据需求填写《印章刻制申请表》,将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说明。申请经公司主要负责人批准后,方可进行印章的刻制。 
(二)审批通过后,印章使用管理部室将《印章刻制申请表》交办公室存档备案,并开具公司介绍信委托专人到指定机构代表公司执行印章的刻制。 
(三)刻制公章、合同章、财务章必须按国家规定在国家法定管理部门指定的地点办理并履行备案手续,严禁在非法定机构刻制印章。 
(四)印章样式应根据国家有关规定制作,材料选用根据同行业标准和惯例确定。 
(五)未经公司主要负责人批准,任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。对私自刻印、伪造公司印章的行为,公司将追究其法律责任,由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。 
三、印章启用 
(一)印章刻制完成后,办公室应指定专人领回并交使用管理部室负责人,填写《印章启用登记表》,登记印章图样、领回时间、领交人员等信息交办公室存档。 
(二)新印章启用前由办公室下发启用通知,并注明启用日期和发放单位。 
四、印章保管 
(一)党章由党务办公室专人负责保管;公章、合同专用章、子公司公章由办公室专人负责保管;工会印章由人力资源部专人负责保管;共青团印章由团委书记负责保管;财务章(包括财务专用章、发票专用章、出纳名章等)和法人印章由财务审计部专人负责保管,严格实行两人以上分开管理;部室印章由相关部室专人负责保管。各印章保管部室负责人负责保管印章的日常使用工作。所有印章保管人员名单报办公室备案。 
(二)所有印章必须入柜加锁,妥善保管,随用随取,用毕立即存于原处。节假日应封存印章,确保印章存放和使用安全。一旦发现丢失及异常情况,应妥善保护现场,及时报告分管副总经理和办公室,查明情况,及时处理。   
(三)印章保管人如有岗位变动或调离公司时,须交清所保管的印章和《用印登记簿》,方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行,并填写《印章移交表》,由双方当事人及监督人签字。 
(四)印章保管人必须切实负责,不得将印章随意放置或转交他人。由于各种原因不在工作岗位时,应将印章交由本部室负责人或负责人指定的专人临时保管,以保证工作需要。 
(五)印章保管人对所保管的印章应经常检查,及时清洁,细心保护。 
五、印章使用范围 
公司所有印章必须按规定范围使用,不得超出范围使用。 
(一)党总支章的使用范围主要为:
党组织建设、党风廉政建设、“三重一大”、公司内部管理机构设置、人事任免、岗位调整等文件。
(二)公章的使用范围主要为:
公司对外签发、对内下发的文件;公司与相关单位联合签发的文件;由公司出具的证明、函、介绍信及有关材料;公司对外提供的财务报告、财务报表;公司章程、协议;劳动合同、聘用协议、奖状;担保书、承诺书、委托书等重要法律文件。 
(三)合同专用章的使用范围主要为:
对外投资、合资、合作协议;各类商事合同等。 
(四)财务专用章的使用范围主要为:
财务支出和收入证明;收款收据、银行票据等相关业务。 
(五)发票专用章的使用范围主要为:
购买和开具发票。 
(六)法人印章的使用范围主要为:
银行预留印鉴;转帐结算;需加盖法人印的合同、文件等。 
(七)出纳名章的使用范围主要为:
银行预留印鉴;转帐结算。 
(八)群团印章的使用范围主要为:
群团组织依据职能对外签发、对内下发的文件。
(九)子公司公章的使用范围主要为:
子公司对公司和对外的各类文件。
(十)各部室专用章的使用范围主要为:
以部室名义印发的各类对内公文,仅限公司内部使用,禁止在对外文件上使用。 
六、印章使用程序
(一)党总支章的使用程序:
经党总支书记或副书记签字同意后方可用印。
(二)公章的使用程序:
以公司名义发出的请示、报告、公函等公文,要有承办部室负责人的签名,经分管副总经理、主要负责人签字同意后方可用印;私人取物、取款、挂失等重要事项,需由公司出具介绍信或证明时,由办公室主任严格审核后方可用印;已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证明材料,经分管办公室副总经理审批后方可盖章。
(三)合同专用章的使用程序:
以公司名义对外签订的合同、协议,其中融资类、资金类、人事类合同经主要负责人审核签字后方可用印;工程类、土地类、资产类、后勤类、机关事务性合同经分管副总经理审核签字后方可用印。
(四)财务章的使用程序:
按公司《财务管理制度》执行。
(五)法人印章的使用程序:
向公司法人报告并征得同意后方可用印。
(六)子公司公章的使用程序:
经子公司法人签字同意后方可用印。
(七)各部室专用章的使用程序:
经部室负责人同意后方可用印。
七、印章使用 
(一)所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章,对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。
(二)印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符,不得有涂改部分;对加盖印章的材料,落款单位必须与印章一致,印位恰当,图形清晰。 
(三)印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章,如遇急用或节假日期间,相关有权签字人无法签字的情况下,须在电话征得有权签字人同意后方可用印,印章使用人事后必须及时完善用印手续交印章保管人存档。 
(四)印章保管人不得随意委托他人代为盖章,任何人不得私用、盗用印章,由此造成的后果由私用、盗用人承担。
(五)对已盖印章的文件内容更改时,印章使用人须重新办理审批手续,并将原文件交给印章保管人销毁。
(六)印章使用人必须严格执行印章使用程序,有下列情形之一的,印章保管人有权拒绝用印:
1.空白件或空白格式化文件;
2.非急用而未经有权签字人审批签字的;
3.超越签字人权限签字的;
4.用印件与签字件内容不一致的;
5.超越用印范围的。
(七)公章原则上不得拿于公司以外地方使用,确需带出使用时,必须经公司主要负责人批准后由办公室派人监印。各类印章带出使用时须经授权领导批准后填写《印章借出登记表》,带章外出原则上不得超过一天,借用人只可将印章用于申请事由,使用完毕后立即交回办公室。借印期间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担。 
(八)印章保管人应建立《用印登记簿》,详细载明印章的使用时间、使用部室、使用人、加盖份数、审批人等内容,并定期归档。 
八、印章停用与销毁 
1.对字迹已经模糊或损坏的印章,应及时向办公室申请更换。
2.因部室或子公司更名、撤销需停用的印章,应及时将印章送交办公室。
3.对停用、更换的原有印章,由办公室及时安排两人进行封存或销毁,并登记存档,停止使用并封存的印章不得重新启用。
本规定由办公室负责修订和解释,自印发之日起开始施行。
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