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公文处理管理办法
浏览次数:【次】 【发布时间:2018-05-08 09:17:08】
 
为规范公文处理工作,保证办文质量,加快公文运转,提高工作效率,充分发挥公文效用,结合公司实际,特制定本办法。                       
一、公文处理原则
   (一)公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作,应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
   (二)公文的种类、格式、行文规则按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的标准执行。
   (三)办公室主管公司的公文处理工作,并对下属公司的公文处理工作进行业务指导和督促检查。 
二、公文拟制
    公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
   (一)公文起草应当做到:
 1.符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接。
    2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
    3.文种正确,格式规范,内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。
   (二)公文文稿签发前,应当由办公室进行审核:
 1.审核行文理由是否充分,行文依据是否准确。
    2.审核内容是否符合相关政策规定,是否完整准确体现发文意图。
    3.审核文种是否正确,格式是否规范,人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确,文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范,附件是否齐全。
    4.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
    经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部室并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部室修改后重新报送。
 三、公文办理
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
   (一)收文办理程序:
1.签收登记。办公室公文处理人员对收到的公文逐件签收登记,主要记载公文的签收时间、发文单位、发文字号、标题内容、办理时限。收文范围:市委、市政府等上级机关通知领取的公文,市协同办公系统、市党政加密办公系统收到的电子公文,市文件交换中心收到的公文,各单位的来文来函。
2.传阅处理。办公室公文处理人员填写《来文处理签》,办公室主任根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见(包括传阅领导、拟办建议、承办部室),呈报传阅领导批示后转送相关部室办理。需两个以上部室办理的,应当明确主办部室。传阅公文应当遵守保密规定,随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
3.承办落实。根据传阅领导批示和工作需要,办公室将公文及时转送传阅对象阅知或承办部室办理,做好签收登记。承办部室收到交办的公文后应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。需发文答复的由承办部室起草公文按发文程序办理后反馈来文单位;需网上答复的由承办部室起草公文按发文程序审批后转交办公室网上办理。
4.归档管理。收文传阅办理完毕后,需要归档的公文由办公室公文处理人员做好公文的清收整理归档,传阅对象或承办部室要及时将公文移交办公室归档,传阅对象或承办部室因工作需要留存公文的复印件。党组织、党风廉政工作所涉公文由业务部室负责整理归档。   
   (二)收文承办要求:
1.明确承办时限。收到交办需答复的公文后,除公文有规定答复时限的外,一般应在3个工作日内办理完毕并反馈;对于问题复杂、难度较大的,最多不超过5个工作日;急件随到随办。
2.强化承办责任。承办部室要落实公文承办的责任,公司对不落实责任久拖不办、延误时间、出现差错、影响工作、造成损失或不良影响的,视情况追究承办部室和有关责任人的责任,并纳入绩效考核奖惩。
3.加强督促催办。办公室要及时了解公文办理进展情况,督促承办部室按期办结,紧急公文或重要公文应当催办、查办。
   (三)发文办理程序:
    1.公文起草。各部室按公文起草的要求拟稿,做到内容简洁、主题突出、结构严谨、条理清晰、表述准确、文字精练。起草文稿由各部室负责人把关初审。
2.公文审核。各部室起草文稿后交由办公室安排的专人进行审核,主要对公文文种、内容、格式和行文规范等进行审核。经审核,文稿如需作进一步研究和修改的,由起草部室修改后重新报送。
3.公文审批。发文须填写《发文处理签》,注明承办人,先交办公室主任审阅定稿,后呈报公文内容所涉的分管副总经理审签、公司主要负责人签发。
4.公文印制。对已经公司主要负责人签批的公文,办公室印制前对审批手续、文种、内容、格式和行文规范等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。对复核后的公文由办公室登记发文字号、发文标题,并做好校对、排版、缮印、用印、归档工作。
5.公文报送。印制后的公文根据公文内容由拟稿部室报送或下发,需网上报送的由办公室网上办理。向上级机关报送的公文呈报市领导签批或上级机关发文后,报送部室要及时将办理情况向公司领导反馈,并及时将市领导签批原件或上级机关的发文移交办公室归档,业务部室留存复印件。
   (四)发文办理要求:
    1.规范发文主体和签发人,维护公文的严肃性和权威性。属公司行政事务、业务工作、日常运行管理等内容的公文以公司名义印制;属党组织职权范围和工作内容的公文以党组织名义印制。公司上行文标注的签发人必须是公司主要负责人或主持工作的负责人;党组织上行文标注的签发人必须是党组织主要负责人。
2.行政发文根据公文内容及事项由工作所涉部室负责拟稿,属综合性、指导公司全局工作的公文由办公室拟稿,属单一性、业务职责工作的公文由相关职能部室拟稿。按“谁拟稿、谁送签、谁报送”的原则规范发文办理,发文的审核、编号、缮印、归档统一由办公室负责。党组织发文由职能部室拟稿、审核、送签、印制、报送或下发。
3.下属公司一般不得越级向市委、市政府等上级机关行文,要先向公司报送公文,待公司领导审批后以公司名义印制。特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送公司。下属公司因业务工作需要向不相隶属的相关单位行文的,由下属公司主要负责人签批后自行发文。
4.发文要根据行文内容规范使用上行文、下行文、平行文(公函),成文时间为主要负责人签发的日期。上行文要在文中标注联系人、联系电话,公文后面附齐附件材料或代拟稿。
5.进一步精减文件,可发可不发的文件不发,可长可短的公文要短,不具备发文条件的不发。
四、公文管理
   (一)公司公文由办公室安排专人统一管理,公司按照有关规定和标准为办公室配备电脑、扫描仪、打印机、办公软件等市协同办公系统和市党政加密办公系统所需的办公设施设备及必要的安全保密设施设备。办公室要加强设施设备的管理和维护。
   (二)公司分管公文处理工作的领导、办公室主任要加强公文处理的协调,督促各部室及下属公司做好公文处理工作,并进行检查,发现问题,及时纠正,整改提高。
   (三)根据工作需要,若需对外公开发布的公文必须报公司主要负责人批准。
   (四)公司工作人员离岗离职时,办公室应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
   (五)公文的撤销和废止必须经公司主要负责人主持召开的相关会议研究决定或报公司主要负责人批准。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
   (六)从事公文处理工作的人员要进一步增强责任心,不断加强对公文处理知识的学习,提高做好本职工作的能力,通过规范公文处理工作进一步促进作风转变和效能提高。
   (七)下属公司的公文处理工作可参照本办法执行。下属公司要设立文秘机构或者专人负责公文处理工作,并建立健全公文管理制度,确保严格规范管理。下属公司合并时,全部公文应当随之合并管理;下属公司撤销时,需要归档的公文经整理后移交办公室,办理移交手续。
本办法由办公室负责修订和解释,自印发之日起开始施行。
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