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会议管理制度
浏览次数:【次】 【发布时间:2018-05-08 09:19:01】

 
    为规范公司会议管理,提高会议质量和效率,进一步改进工作作风和工作方法,结合公司实际,特制定本制度。
一、会议原则
(一)务实。会议召开应确有必要,对一段时间的工作具有针对性和指导性,做到有的放矢、促进工作、务求实效。
(二)高效。确定召开的会议要做到准备充分、主题鲜明、内容具体、解决问题。
(三)精简。减少会议数量,控制会议规模,压缩会议时间,做到能不开的会不开,能合并的会尽量合并召开。
二、会议类别
(一)股东大会
原则上每年召开两次,由董事长召集和主持,董事长不能履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持,全体股东出席,董事会秘书负责承办。召集会议的通知和审议事项应于会议召开前十五日通知全体股东。单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东、董事会或者监事会,可提议召开临时股东大会,并应在两个月内召开。董事会不能履行召集股东大会职责的,监事会可召集和主持股东大会。
股东大会的主要任务是:1.听取董事会工作报告、监事会工作报告;2.审议批准公司年度财务预算方案、决算方案;3.审议批准公司利润分配方案和弥补亏损方案;4.对选举和更换董事、监事,修改公司章程,增加或者减少注册资本,发行公司债券,公司合并、分立、解散或者变更公司形式等作出决议;5.公司章程规定的其他事项。
(二)董事会会议
原则上每年召开两次,由董事长召集和主持,董事长不能履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持,董事会成员出席,监事会成员列席,董事会秘书负责承办。召集会议的通知应于会议召开前十日通知全体董事和监事。代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事或者监事会,可以提议召开临时董事会会议,董事长应当自接到提议后十日内召集和主持董事会会议。 
董事会会议的主要任务是:1.选举公司董事长;2.根据董事长提名决定聘任或者解聘总经理及其报酬事项和奖惩事项,根据总经理提名决定聘任或者解聘副总经理和财务负责人及其报酬事项和奖惩事项;3.制定公司年度财务预算方案、决算方案;4.制定公司利润分配方案和弥补亏损方案;5、决定对公司生产经营活动有重大影响的其他事项;6.市国资办授权和公司章程规定的其他事项。        
(三)监事会会议
原则上每年召开两次,由监事会主席召集和主持,监事会主席不能履行职务的,由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持,监事会成员出席。召集会议通知应于会议召开前两日通知全体监事。监事会可提议召开临时监事会会议。
监事会会议的主要任务是:1.选举监事会主席;2.审议监事会工作报告;3.审议公司财务决算报告和利润分配预案等;4.公司章程规定的其他事项。
(四)党总支会
原则上每月召开一次,由党总支书记主持,党总支委员出席,党务办公室负责承办。会议讨论的议题由党总支书记提出或党务办公室收集。
党总支会的任务主要是:1.学习、传达、贯彻党和国家的路线、方针、政策和市委、市政府、市国资办重要会议和文件精神,并提出贯彻落实的意见和措施;2.讨论提出党总支年度工作计划和总结,讨论党总支重要规章制度的建立、修订、废除;3.研究决定党的组织发展工作计划,审批成立或撤销下属企业党组织,审批接收预备党员、预备党员转正及党员处理等事宜;4.讨论决定党的思想建设、组织建设、作风建设和党风廉政建设中的重要问题;5.讨论决定工会、共青团等群众组织和职工大会工作中的重大问题;6.讨论审议公司“三重一大”事项;7.审议公司重大投资、资本运营及融资方案;8、审议公司战略发展规划和年度经营计划;9.审议公司内部管理机构设置和基本管理制度;10.审议公司薪酬、福利、奖惩制度及人力资源发展规划;11.讨论决定公司人事任免和岗位调整。12.听取班子成员分管工作汇报,部署相关工作;13.需要提交党总支会决定的其他事项。
(五)总经理办公会
原则上每周召开一次,由总经理或委托副总经理召集和主持,副总经理出席,总经理助理、监审部负责人列席,议题汇报部室或子公司、涉及部室或子公司负责人参加,办公室负责承办。会议议题由总经理提出或办公室收集,办公室收集的议题必须经过议题所涉分管副总经理审核签批,分管副总经理对涉及分管的议题严格把关,会前组织相关部室充分讨论,认真组织研究并制定可供决策的方案。
总经理办公会的主要任务是:1.传达董事会决议、党总支会议有关决定,并制定贯彻落实的措施;2.拟订公司重大投资、资本运营及融资方案;3、拟订公司战略发展规划和年度经营计划;3.拟订公司内部管理机构设置和基本管理制度;4.拟订公司薪酬、福利、奖惩制度及人力资源发展规划;5.听取公司各部室、子公司的工作报告,部署公司经营管理工作;6.需要提交总经理办公会决定的其他事项。
三、会议承办职责
按照“谁承办,谁负责”的原则,会议由承办部门或承办人做好会议通知、会议议题收集、会议方案拟定、会议材料印发、会议座签摆放、会议签到、会议记录或录音、拍照摄像、会场服务等工作。
四、会议议事规则
(一)重大事项实行总经理办公会、党总支会、董事会会议三级决策制。公司工作中的重大问题由总经理办公会、党总支会审议后,根据内容报董事会决议,需报市国资办审批的按程序上报审批。
(二)股东大会、董事会会议、监事会会议、党总支会对需要决策的事项实行表决制,表决方式可以是书面投票、口头表决或举手表决等形式,出席人员需超过半数以上同意,涉及“三重一大”事项需超过三分之二出席人员同意方可形成决定或决议。列席人员充分发表意见和建议,不参与表决。讨论有关人事议题时,如果拟定人员被否决,应按程序重新提出人选下次再议,不得在本次会议上临时动议决定其他人选。
(三)总经理办公会实行集体讨论、多数一致、集中决策制。
(四)股东大会、董事会会议审议议案时,有二分之一以上与会股东或董事认为议案不明确、不具体,或者会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时,董事长应要求会议对议案暂缓表决,并对议案再次提交审议应满足的条件提出明确的要求。
(五)党总支会讨论决定问题,执行少数服从多数的原则,对于少数人的不同意见应当认真考虑。如对重要问题发生争论,双方人数接近,除在紧急情况下必须按多数意见执行外,应当暂缓表决,进一步调查研究后交换意见。
(六)坚持民主集中制原则。对需作出决定的议题,应充分发扬民主,集思广义、充分讨论。
(七)坚持保密原则。领导会议的决定、决议在发文披露前,参加会议的所有人员不得以任何方式泄密,更不得以此谋取私利。如果发生上述行为,当事人应当承担一切后果。
(八)坚持回避原则。领导会议议题涉及会议成员本人、亲属等以及其他应回避的问题时,对当事人应实行回避制度。
五、会务管理
(一)所有会议提前一天报办公室登记备案。
(二)办公室负责会议室管理,保证会议室照明、音响、投影等设备的正常使用和会场的干净整洁,准备会议用品等。
(三)后勤管理中心负责安排外来与会人员的接待和食宿,提供必要的车辆保障。
六、会议纪律
(一)严格遵守会议时间,执行会议请假制。参会人员应按通知要求按时参会,因特殊情况确需请假的,应向会议主持人履行请假手续,并向会议承办部门报备。严格执行签到制度,并纳入绩效考核。
(二)切实维护会场秩序。严禁迟到或早退,会议期间将手机设置为静音或震动状态。不得在会场来回走动,随意交头接耳或从事其他与会议无关的活动。要认真做好会议纪录,会后及时落实会议精神。
七、会议落实
(一)草拟会议纪要。会后2个工作日内由承办部门或承办人草拟会议决议或会议纪要,并经相关领导审核后按发文程序送签印发。
(二)落实会议决定事项。会议作出的决定由会议承办部门或承办人负责交办,由会议明确的责任人和责任部门负责组织实施,配合部门要积极配合。实施中不得擅自改变决定的精神,如确需变更决定,由责任人向会议主持人提出意见重新研究调整工作方案,并将落实情况及时报告相关领导。办公室负责议定事项的跟踪督办。各部门要按照各自分工,切实负责,确保落实。
本制度由办公室负责修订和解释,自印发之日起开始施行。
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