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档案管理制度
浏览次数:【次】 【发布时间:2018-05-08 09:20:10】

    按照统一管理的原则,实现公司档案管理规范化、科学化,提高档案资料查阅和使用效率,特制订本制度。
一、总则
1.公司档案指公司在经营、管理及其他各项活动中形成的对公司具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。
2.公司档案由档案室统一管理,各部室指定专人负责档案的归档工作。办公室负责机关档案的收集、整理,各部室负责各自业务档案的收集、整理。
二、归档要求
1.总体要求:根据文件的形成规律和特点,保持文件的有机联系,进行合理分类、系统排列。
2.凡能按年度归档的档案,应于次年3月底前移交公司档案室统一管理。
3.归档的档案文件必须资料齐全、分类准确、组卷合理,便于保管利用,严禁随意涂改。
4.资料原件必须归档,各部室可留存复印件备查。
5.未办理完毕或未规范整理的资料不得归档。
6.任何部室或个人不得擅自处理或长期积压应归档资料,更不得据为己有;工作人员调离岗位时,应将保管的资料办理移交,不得擅自带走。
7.移交档案必须履行交接手续,填写档案材料移交清册,一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量,交接双方须签名。
三、档案借阅
1.公司档案原则上限制在档案室查阅,确需借出须办理借阅登记,一般随借随还;需较长时间使用的,须经分管档案室副总经理同意后方可借出档案室,必须及时归还,借阅时间不超过5日,确因工作需要不能按时返还的须办理续借手续。
2.外单位查阅档案,须持介绍信、本人身份证,经分管档案室副总经理同意后方可查阅。
3.借阅者不得在档案室查阅与自己所查内容无关的档案。
4.借阅者必须妥善保管借出档案,并保守档案秘密,保证档案材料安全、完整,严禁在档案材料上涂改、勾画、裁剪、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借,违者将追究责任,造成档案失密、丢失者将根据档案法规予以严肃处理。
5.秘密档案不得借出,只能在档案室阅览,不得复印、拍照。
6.借阅者不得自拿、自取、自放档案,严禁擅自打开档案柜翻阅查找。
7.档案借阅归还时,档案管理人员须认真核对,详细检查,发现问题向借阅者当面提出,查明情况进行记录,并向分管档案室副总经理报告。归还时办理归还登记,留存备查。
四、档案保管
1.“以防为主,防治结合”,认真做好档案的防盗、防火、防水、防光、防尘、防霉、防鼠、防虫等事件的发生。
2.配备必要的干湿温度计、空调、除湿机、灭火器等设备,落实安全措施。
3.认真做好档案收集,定期对室藏档案进行核对,做到目录与室藏档案相符。
4.认真做好档案存放,按档案类别有序排列,便于查阅,发现破损及时修补。
5.发现秘密档案丢失或被盗,应立即报告分管档案室副总经理并及时追查,根据责任大小给予处分或追究法律责任。
6.档案人员调离岗位时,须办理交接手续。
五、档案销毁
1.档案室对保管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下,对保管期满的档案经过认真检查鉴定,并提出存毁意见,经分管副总经理初审后报主要负责人审批。
2.经批准销毁的档案必须送指定地点焚毁,不得作其他用途或当废纸出售。
3.销毁档案须有两名以上监销人,监销人在销毁档案前,应对销毁档案认真清点复核,档案销毁后,在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,分别在销毁清册上签字。
本制度由办公室负责修订和解释,自印发之日起开始施行。
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